Organiser une animation, imprimé accessible

DEMANDE d’AUTORISATION d’OCCUPATION du DOMAINE PUBLIC – Ville de Hendaye

Où déposer la demande et les délais

Où déposer la demande ?
Au Service Communication de la VILLE (par courrier, mail : . Un seul fichier numérique pdf doit comporter toutes les pièces utiles : lettres, assurance, plans…

Délai obligatoire pour le dépôt d’une demande :

  • 2 mois au minimum avant la date de la manifestation
  • 4 mois au minimum avant les grandes manifestations exigeant des autorisations autres que municipales (Préfecture, Conseil Départemental…). En cas de non-respect de ces délais, le dossier ne sera pas traité.

La date de dépôt de la demande est le point de départ de l’instruction du dossier.

En cas d’annulation de la manifestation, prévenir le Service Communication. mail : – Téléphone : +33 05 59 48 82 85 ou 88.

RéFéRENTS de la MANIFESTATION

  • Organisateur (nom et adresse de l’Association ou autre) :
    • Représenté(e) par (nom, prénom) :
    • en qualité de (Président(e), Secrétaire, Trésorier(e) :
    • Téléphone :
    • Courriel (écrire lisiblement s’il vous plaît) :
  • Contacts pour le grand public :
    • Nom et prénom :
    • Téléphone :
    • Courriel :
  • Site internet :
  • Assurance RC (fournir une attestation en cours de validité) :

RENSEIGNEMENTS concernant la manifestation

  • TITRE de la Manifestation :
  • TYPE (sportive, culturelle…) :
  • Décrire la manifestation ici en quelques mots :
  • Date et Heure de la manifestation :
  • Jour (si plusieurs jours, indiquer Du à Au) :
  • Heures (si plusieurs heures, indiquer de X heure à X heure) :
  • Lieu(x) (à renseigner précisément) et joindre un plan :

Exemple : Si plage, Plage « Baleine ou poste de secours principal », Plage Sokoburu, Plage Deux Jumeaux, ou toute la plage… Pour le Cinéma une convention devra être remplie en plus (document en ligne)

  • Dates d’Occupation des lieux (montage et démontage des installations compris)(si se sont plusieurs jour, veuillez indiquer la date de début et de fin d’occupation :
  • Animation ouverte au public
    • oui
    • non
  • Entrée payante
    • oui
    • non
    • Prix (si entrée payante) :
  • Sonorisation prévue
    • oui
    • non
  • Nombre de spectateurs et ou participants escomptés :
  • Dispositif de secours (pour plus de 50 personnes)
    • Avez-vous prévu un dispositif de secours  :  oui – non
    • Si oui, lequel ? (à détailler en annexe de la demande) :
  • Dispositif de sécurité :
    • Avez-vous prévu un service d’ordre  : oui – non
    • Si oui, lequel ? (à détailler en annexe de la demande) :
  • Débit de boissons temporaire :
    • oui
    • non
    • Si oui, remplir l’imprimé spécifique « Demande d’autorisation de débit de boissons temporaire » (voir imprimé 1)
  • Repas :
    • oui
    • non
    • Si oui, remplir l’imprimé spécifique « Licence-restaurant » (voir imprimé 2)
  • Incidences sur la circulation, le stationnement :
    • oui
    • non
    • Si oui, remplir les imprimés spécifiques « Demande d’arrêté de police » (voir imprimé 3)

INSTALLATIONS PRéVUES PAR VOTRE ASSOCIATION

  • Chapiteau :
    • Nombre :
    • dimensions :
  • Podium :
    • Nombre :
    • Dimensions :
  • Gradins :
    • Nombre :
    • Dimensions :
  • Stands :
    • Nombre :
    • Dimensions :
  • Buvette :
    • Nombre :
    • Dimensions :
  • Banderole :
    • Nombre :
    • Dimensions :
  • Unité de restauration (à détailler)
    • oui
    • non

Autre (à préciser) :

  • Sanitaires : Avez-vous prévu l’installation de sanitaires
    • oui
    • non
    • Si oui : Combien :
    • Où (à préciser sur le plan de manifestation) :

JOINDRE IMPÉRATIVEMENT UN DOSSIER DESCRIPTIF TECHNIQUE PRÉCIS AVEC UN PLAN d’IMPLANTATION DES INSTALLATIONS

  • FLUIDES (selon disponibilités) : 
    • Demande d’alimentation électrique
      • oui
      • non
      • Si oui, quels types de branchements (groupe électrogène ou sur secteur)
      • Puissance :
    • Avez-vous besoin d’un ou de point(s) d’eau
      • oui
      • non
      • Si oui, où :
    • Utiliserez-vous des bouteilles de gaz :
      • oui
      • non
      • Si oui, combien :

ACCESSIBILITé

« Je m’engage à prendre toutes les dispositions nécessaires afin de rendre la manifestation accessible aux personnes handicapées ». (accessibilité de la manifestation, des stands, des guichets, des sanitaires…) ».

Indiquer les mesures :

L’organisateur (Nom – Prénom) :

Signature

DéVELOPPEMENT DURABLE

« Je m’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour m’inscrire dans une démarche en faveur du développement durable et du recyclage des déchets (réduction et tri des déchets, utilisation de verres réutilisables, suppression des sacs plastiques, nettoyage du site après la fin de la manifestation …) ». (Adresse utile : www.jetonsmoinstrionsplus.fr)

Indiquer les mesures :

L’organisateur (Nom et Prénom) :

Signature

DEMANDE DE MATéRIEL A LA COMMUNE

  • Podium : Dimensions souhaitées :
  • Barrières girondines : Nombre :
  • Tables : Nombre :
  • Chaises : Nombre :
  • Bancs : Nombre :
  • Grilles d’exposition : Nombre :
  • Conteneurs ordures ménagères : Nombre :
  • Conteneurs jaune (emballage et papier) : Nombre :
  • Autres :

Pour jeter le verre, utilisez les bornes à verre de la commune (voir liste).

Le transport du matériel sera assuré par le demandeur.

Le matériel prêté par la Commune sera rendu propre et non endommagé.

Prise et retour de matériel uniquement sur rendez-vous auprès du Centre Technique Municipal Téléphone : +33 (0)5 59 20 38 25

OBSERVATIONS

Les écrire ici

ENGAGEMENT

Pour toute manifestation autorisée, l’organisateur s’engage également à afficher l’autorisation municipale, dans l’enceinte de la manifestation.

  • Date :
  • Nom et Prénom :
  • Qualité :
  • Signature du demandeur :

Date de réception du dossier en Mairie :

Bientôt l’information ci dessous sera en ligne

Imprimé 1  – Débit de boissons temporaire :

Imprimé 2 – Repas :

Imprimé 3 – Incidence sur le stationement et – ou la circulation :