Règlement de fonctionnement – Etablissement d’accueil du jeune enfant (e.a.j.e.) Irandatz et dongoxenia

L’établissement d’accueil de jeunes enfants, géré par le Centre Communal d’Action Sociale, sis 9 rue des Jardins à Hendaye, assure de 7h30 à 18h30 un accueil collectif, régulier et occasionnel d’enfants de moins de 6 ans.

Cet établissement regroupe la « Crèche  Irandatz » sise 6 rue d’Irandatz à Hendaye et la « Grande Crèche Dongoxenia » sise 7, rue Dongoxenia à Hendaye.  Ces structures fonctionnent conformément :

  • aux dispositions du décret N° 2010-613 du 07/06/2010, relatif aux établissements et services d’accueil des enfants de moins de 6 ans et modifiant le chapitre V, section 2, du titre 1er du livre II du Code de l’Action Sociale et des Familles et de ses modifications éventuelles,
  • aux instructions en vigueur de la Caisse Nationale d’Allocations Familiales, toute modification étant applicable,
  • aux dispositions du règlement de fonctionnement ci-après.

LE GESTIONNAIRE

Le Centre Communal d’Action Sociale d’Hendaye, établissement public administratif, est gestionnaire de l’équipement.

C.C.A.S
Résidence DURRUTY
9, Rue des Jardins
BP 60150
64701 HENDAYE Cédex
Tel : 05 59 48 23 10
Adresse mail :

Président du Centre Communal d’Action Sociale : M. Kotte ECENARRO
Administratrice du CCAS, déléguée à la petite enfance: Mme Nathalie CAMACHO SATHICQ
Directeur du Centre Communal d’Action Sociale : M. Txomin ELIZONDO
Directrice coordinatrice des structures multi accueil : Mme Nelly GROSSIERES
Directrice du pôle DONGOXENIA : Mme Nelly Grossières.
Directrice du pôle IRANDATZ : Mme Sylvie DUCOS

Assurance :

  • Responsabilité Civile : Contrat n° 264663/C:
  • SMACL ASSURANCES
    Groupe de gestion sud-ouest
    141 avenue Salvador ALLENDECS 2000
    79031 NIORT CEDEX 9

Garanties :

  • Dommages corporels
  • Dommages matériels
  • Dommages immatériels.

Dans les cas où sa responsabilité civile pourrait être engagée, le CCAS souscrit un contrat d’assurance définissant les garanties pour les dommages que les enfants accueillis pourraient provoquer et pour ceux dont ils pourraient être victimes. En cas de dommages corporels, l’assurance intervient en complément des prestations des organismes sociaux (Sécurité Sociale et mutuelle éventuellement).

Pour toutes détériorations ou vol des poussettes des familles dans les locaux de l’établissement, la structure ne saurait être tenue pour responsable.

L’ETABLISSEMENT D’ACCUEIL DU JEUNE ENFANT

  • Crèche  Irandatz
    Maison de la Petite Enfance
    6 rue d’Irandatz
    64 700 HENDAYE
    Tél. : 05 59 48 02 04
  • Grande Crèche  Dongoxenia
    7, rue Dongoxenia
    64 700 HENDAYE
    Tél : 05 59 48 23 50

Capacité d’accueil et types d’accueil

Les agréments sont de :

  • Irandatz : 25 places en pièce unique. Les enfants sont cependant répartis en trois groupes en fonction de leur âge et de leur développement psychomoteur : petits, moyens et grands.
  • Dongoxenia : 40 places en sections autonomes bilingues français/basque : petits, petite famille 1, petite famille 2, moyens grands (au 1er étage).

La Grande Crèche DONGOXENIA est inscrite dans le dispositif de labellisation « LEHA » (Lehen haurtzaroaren euskarazko harrera »), réunissant l’Office Publique de la Langue Basque, la CAF de Bayonne, le Conseil Général des P.A et la MSA Sud Aquitaine qui  propose un accueil en langue basque.

La Grande Crèche Dongoxenia est inscrite dans une démarche de labellisation qui propose un accueil dans un environnement bilingue (modèle C). La moitié des professionnels s’adresse à l’enfant en basque, et l’autre moitié en français. Pour ce faire un ratio de 50% de bascophones devra être atteint grâce à un plan de formation.

La structure se dotera du matériel nécessaire à la bonne application du projet linguistique.

Des animations ponctuelles ou régulières (spectacles, conteurs, partenariat avec d’autres structures …) se dérouleront en langue basque.

L’affichage, la signalétique, ainsi que les documents remis aux familles seront bilingues.

Si les parents ne souhaitent pas que leur enfant participe à une activité en basque, les échanges avec le référent francophone seront privilégiés, lors d’activités de substitution en français.

Dans les 2 structures, les enfants peuvent être accueillis :

  • en accueil régulier = accueil d’enfants connus de la structure pour des besoins connus à l’avance et récurrents,
  • en accueil occasionnel = accueil d’enfants connus de la structure pour des besoins connus à l’avance, ponctuels et non récurrents,
  • en accueil d’urgence = accueil d’enfants inconnus de la structure pour une période limitée dans le temps et pour répondre à une situation d’urgence.

Sous réserve du respect des dispositions de l’article R-2324-47 à condition que la moyenne hebdomadaire du taux d’occupation n’excède pas 100% de la capacité horaire d’accueil, le nombre maximal d’enfants simultanément accueillis peut atteindre 115% de la capacité d’accueil, soit pour Irandatz 29 et pour Dongoxenia 46.

Selon l’article R2324-42, la crèche assure la présence auprès des enfants effectivement accueillis d’un effectif de professionnels garantissant un rapport d’un professionnel pour six enfants.

Jours et heures d’ouverture :

Crèche Irandatz : du lundi au vendredi de 7h30 à 18h30
Fermeture : 3 semaines en été, les vacances scolaires des écoles primaires pour Noël et jour de l’An et le pont de l’Ascension une journée pédagogique

Grande Crèche Dongoxenia : du lundi au vendredi de 7h30 à 18h30
Fermeture : 3 semaines en été, les vacances scolaires des écoles primaires pour Noël et jour de l’An et le pont de l’Ascension une journée pédagogique

Age des enfants accueillis :

De 10 semaines jusqu’à 6 ans en accueil régulier, et en accueil occasionnel. Les enfants ne pourront être accueillis qu’à l’issue du congé maternité.

LA FONCTION DE DIRECTION

Directrice coordinatrice de l’EAJE : Mme Nelly GROSSIERES, Infirmière Puéricultrice,
Directrice de crèche collective en Ile de France entre 1998 et 2002.
Infirmière puericultrice du service PMI DU Conseil Départemental des P.A. de 2003 à 2015.

Directrice du pôle DONGOXENIA : Nelly GROSSIERES.

Directrice du pôle IRANDATZ : Mme Sylvie DUCOS, Educatrice de Jeunes Enfants,
10 ans responsable d’une halte-garderie associative à Hendaye,
21 ans éducatrice de jeunes enfants de la crèche IRANDATZ du CCAS d’ Hendaye.

Les directrices ont délégation du gestionnaire pour :

  • organiser la continuité de la fonction de direction,
  • assurer l’organisation générale du service en garantissant la qualité de l’accueil des enfants par l’application du projet pédagogique,
  • participer à l’élaboration du projet d’établissement et du règlement intérieur et les afficher,
  • veiller à la mise en œuvre et à l’actualisation de ces documents,
  • participer à la gestion administrative et financière de la structure,
  • veiller à la sécurité de l’établissement, à l’application et au respect des normes d’hygiène et de sécurité,
  • afficher les numéros et protocole d’urgence, le plan d’évacuation,
  • veiller à la qualité de la restauration,
  • prévoir le matériel et les produits nécessaires au fonctionnement,
  • quantifier les stocks,
  • veiller à la bonne utilisation du matériel et des produits,
  • rendre compte du fonctionnement de la structure à son employeur,
  • informer les autorités compétentes de tout accident, toutes modifications dans la structure.

Envers le personnel :

  • participer au recrutement du personnel,
  • accompagner l’entrée en fonction du nouveau personnel,
  • exercer un pouvoir hiérarchique sur le personnel,
  • établir les plannings et être responsable des ratios d’encadrement (1 agent pour 6 enfant),
  • compléter, si nécessaire, le ratio d’encadrement,
  • définir les rôles de chacun conformément au projet de la structure et en fonction des fiches de poste,
  • évaluer les agents,
  • animer et encadrer le travail d’équipe,
  • soutenir les équipes, repérer et réguler les conflits, être vigilant à leurs conditions de travail et à la réglementation en matière de santé du travail,
  • coordonner les formations,
  • organiser avec le personnel l’encadrement des stagiaires et participer à leur évaluation.

Envers les familles :

  • informer les parents, présenter les modalités d’accueil,
  • participer à la commission d’attribution des places et établir la répartition des enfants dans les groupes,
  • organiser l’accueil des familles, l’adaptation,
  • établir le tarif horaire de participation en fonction de la grille des calculs de la CNAF pour chaque enfant et rédiger le contrat,
  • garantir la sécurité et la qualité de l’accueil,
  • créer un climat de confiance en écoutant les parents, en les accompagnant dans le domaine de la prévention, du développement et de l’éducation de l’enfant,
  • repérer les problèmes physiques ou psychologiques en relais avec l’équipe,
  • garantir la qualité de la relation des familles avec l’équipe,
  • organiser l’élection des parents membres du conseil d’établissement,
  • veiller à la mise en œuvre des protocoles médicaux et d’urgence,
  • veiller à la mise en œuvre des protocoles d’hygiène,
  • tenir à jour le dossier personnel de chaque enfant et un registre de présences journalières qu’il est tenu de présenter lors des visites de contrôle.

Envers les partenaires :

  • établir et entretenir les relations avec les partenaires (PMI – CAF – différents modes de garde).

Continuité de direction

Elle sera assurée :

  • Pôle Dongoxenia : par Elodie RICHARD  éducatrice de jeunes enfants
  • Pôle Irandatz : par Valérie GUINE COUARTOU, éducatrice de jeunes enfants.

Les modalités permettant d’assurer en toutes circonstances la continuité de la fonction de direction sont définies dans un protocole (annexe I).

CONDITIONS D’ADMISSION ET D’ACCUEIL

Les modalités d’inscription :

Depuis septembre 2015, les différents modes d’accueil existants sur le territoire ont constitué un dossier unique d’inscription.

Les objectis sont :

  • Simplifier les démarches des familles en recherche d’un mode d’accueil,
  • Favoriser un choix éclairé des parents sur le mode d’accueil adapté à leur enfant.
  • Offrir systématiquement à chaque parent une solution de garde,
  • Recenser de manière plus précise la demande d’accueil.

Les services concernés par le dossier unique :

  • La crèche Irandatz
  • La grande crèche Dongoxenia
  • Le Relais Assistantes Maternelles Cobalt
  • Le service Accueil Familial
  • Les Maisons d’Assistantes Maternelles « Txiki Txoko » et « Il était une fois »
  • La crèche de l’Hôpial Marin.

Retrait des dossiers :

Les familles en recherche d’un mode d’accueil ont la possibilité de retirer un dossier de préinscription soit sur les structures concernées soit en version numérique sur le site de la commune.

Dépôt des dossiers

Sur rendez-vous, les dossiers devront être remis en main propre à la coordinatrice Petite Enfance à la Maison de la Petite Enfance (MPE), 4 rue d’Irandatz, 64700 Hendaye. Après vérification de la constitution du dossier, une attestation de préinscription avec numéro et date de dépôt sera délivrée au demandeur.

Attention : le dossier de préinscription ne vaut pas admission.

La validation du dossier de préinscription

Le dossier sera examiné lors des trois passages en commissions d’attribution de places. Il ne sera plus valable après trois refus de la commission. Le renouvellement de la demande exigera le dépôt d’un nouveau dossier.

Les enfants pré inscrits peuvent être domiciliés hors commune et hors de France, à condition que l’employeur cotise au régime général des allocations familiales. Les familles hors régime général ou MSA ainsi que celles qui acceptent de payer le montant horaire de la prestation de service unique (PSU), déterminée tous les ans par la CNAF, peuvent s’inscrire.

La structure est financée par la CAF. Aussi elle s’engage au respect de la charte de la laïcité de la Branche Famille et favorise au sein de ses établissements la mixité sociale et l’ouverture à toutes les familles (pas de conditions d’accueil restrictives eu égard à la situation familiale et/ou socio-professionnelle des parents, accès aux familles dont les parents sont en parcours d’insertion,…) et à tous les enfants (accès d’enfants en situation de handicap ou ayant une maladie chronique,…).

Critères d’admission :

La commission d’attribution des places :

La commission examine les dossiers et attribue les places. Elle est chargée de valider les dossiers de préinscription et propose un mode d’accueil aux familles.

Chaque gestionnaire de structure garde la liberté d’admission. La commission prend en compte un ensemble de critères dont :

  • Le choix des familles
  • Les disponibilités des services sur la période demandée selon la tranche d’âge,
  • Le planning et nombre d’heures demandées dans l’année
  • L’ordre chronologique des dossiers.

Composition de la commission :

  • Mme l’adjointe déléguée à la petite enfance et à la famille
  • La coordinatrice de la Maison de la Petite enfance
  • Un représentant de la crèche Irandatz
  • Un représentant de la grande crèche Dongoxenia
  • Un représentant du service Accueil Familial
  • Un représentant du Relais Petite Enfance Cobalt
  • Un représentant des MAM « Txiki Txoko » et Il était une fois un rêve »
  • Un représentant de la crèche de l’Hôpital Marin.
L’après commission :

Un courrier notifiant la décision de la commission sera envoyé aux familles. Après réception de ce courrier, le demandeur devra à l’aide du coupon réponse ;

Accepter la proposition dela commission

Refuser la proposition de la commission et maintenir sa demande sur liste d’attente

Abandonner sa demande en motivant sa décision.

Sans retour de ce coupon réponse, la proposition sera caduque.

Attention ; tout changement de jours ou d’amplitude horaire après admission entraînera un réexamen de votre dossier pouvant compromettrela place attribuée.

Pour toute autre modification, il sera nécessaire de prendre contact avec la directrice de la structure.

Une place par tranche de vingt places d’accueil est réservée pour « faciliter l’accès aux enfants des familles rencontrant des difficultés du fait de leurs conditions de vie ou de travail ou en raison de la faiblesse de leurs ressources », conformément au décret 2010-613 du 07 juin 2010 article R-2324-29.

Justificatifs demandés :

Des pièces justificatives seront demandées (livret, de famille, carnet de santé, attestation établie par le médecin traitant de « non contre-indication à la vie en collectivité », n° allocataire CAF ou l’avis d’imposition N-2) afin de compléter un dossier administratif et un dossier médical.

Dossier famille :

Il doit mentionner :

  • Adresse, téléphone personnel et professionnel des parents,
  • N° allocataire CAF et le nom de la personne allocataire,
  • Nom, adresse, téléphone, lien de parenté des personnes autorisées à conduire ou à reprendre l’enfant (une pièce d’identité sera demandée à toute personne non connue du personnel de la structure),
  • Nom, adresse, téléphone des personnes pouvant répondre en cas d’urgence,
  • Autorisations signées par les parents (en cas d’urgence, administration d’antipyrétique et antalgique, sorties, photographies, films, diffusion dans le rapport d’activités de la Maison de la Petite Enfance).

Il est demandé aux parents de signaler dans les plus brefs délais tout changement qui peut intervenir (adresse, téléphone, situation familiale …).

Fiche sanitaire de l’enfant :

Complétée par le référent santé et accueil inclusif, lors d’une visite d’admission, elle doit mentionner :

  • Renseignements administratifs,
  • Nom, adresse et téléphone du médecin traitant qui sera appelé en cas d’urgence,
  • Vaccinations :
    Pour les enfants nés à partir du 1er janvier 2018, 11 vaccins sont obligatoires. Ces vaccinations représentent 10 injections entre 2 et 18 mois. A partir de juin 2018, une vérification du carnet de santé de l’enfant sera effectuée afin de s’assurer qu’il soit à jour de ses vaccinations conformément au calendrier vaccinal en vigueur. A défaut de ces vaccinations obligatoires, une décision d’exclusion de la structure pourra être prise. Un report de ces vaccins pourra être toléré au cas par cas, en fonction de l’état de santé de l’enfant dans la limite des 3 mois.
    L’obligation vaccinale étant justifiée par un impératif majeur de santé publique, seule une contre-indication médicale peut justifier de ne pas être vacciné.
    Les certificats médicaux de contre-indication ne sauraient être généraux et absolus, car il n’exite pas de contre-indication médicale à l’ensemble des vaccinations.
  • Antécédents familiaux
  • Antécédents personnels
    • médicaux
    • hospitalisation
    • allergies
    • traitement en cours
    • régime
  • Sommeil, alimentation, habitudes.

En cas d’urgence et/ou d’impossibilité de joindre les parents, une autorisation permettant d’appeler les services d’urgence, l’hospitalisation de leur enfant et la pratique d’une anesthésie générale, si nécessaire, doit être signée par les parents.

LES MODALITES D’ACCUEIL

Principes généraux :

L’accueil des enfants se fera selon les modalités du contrat signé avec les parents.

Aucun enfant ne sera accueilli avant 7h30, heure d’arrivée des deux personnes chargées de l’accueil. Aucun enfant ne sera accueilli tant que les deux personnes chargées de l’accueil ne seront pas présentes dans la structure.

Le moment de la séparation est un moment déterminant pour le bon déroulement de la journée de votre enfant. Pour l’aider à l’appréhender dans les meilleures conditions possibles, il est demandé aux parents d’accompagner leur enfant jusqu’à la salle centrale (ou dans le jardin), de prendre un moment pour le confier à un agent chargé de l’encadrement des enfants.

A dongoxenia, pour des raisons de sécurité, il est demandé aux parents de ne pas laisser le portillon d’accès à la salle centrale ouvert même quelques instants.

A Irandatz, le sas d’accueil doit être réservé à l’arrivée ou au départ de l’enfant (chaussage et déchaussage) ; il ne doit pas être utilisé par les parents comme lieu de rencontre et de discussions.

Par souci de mise en œuvre du projet pédagogique (activités) et du respect du rythme des enfants, il est demandé aux parents dans la mesure du possible, que l’arrivée et le départ de l’enfant dans la structure, n’entrave pas le bon déroulement d’une journée type (arrivée avant 10H pour les sections des moyens et des grands).

Pour l’enfant en situation de handicap ou atteint de pathologie chronique, un projet d’accueil individualisé est mis en place à l’aide d’un protocole établi avec la participation du médecin traitant de l’enfant et le référent santé et accueil inclusif de la structure en collaboration avec les différents professionnels intervenant auprès de l’enfant (psychomotricien, psychologue…).

Il sera proposé aux parents, un interlocuteur privilégié assurant la charge particulière nécessaire à cet enfant. Les échanges d’informations  avec d’autres intervenants pourront se faire à l’aide d’un cahier personnel.

Pour l’accueil occasionnel, l’organisation de la journée impose un minimum d’heures d’accueil de 2 heures consécutives.

Pour toute absence ou retard imprévus, la famille doit avertir l’établissement avant 9h.

Afin de respecter les normes d’encadrement (nombre de personnels présents par rapport au nombre d’enfants accueillis), les parents sont priés de respecter les heures d’arrivée et de départ prévues dans le contrat.

En cas de situation imprévue de dépassement d’horaires, les parents doivent en faire la demande à la directrice ou à la directrice adjointe au minimum 48 heures avant, un avis favorable leur sera communiqué si les normes d’encadrement le permettent.

Les parents sont priés d’observer l’heure de fermeture (18h30) et de la respecter. Toutefois, si exceptionnellement, un enfant est présent au-delà de 18h30, l’auxiliaire de puériculture essaiera de joindre les parents ou personnes autorisées à venir le chercher.

Les enfants ne sont confiés qu’aux parents ou aux personnes désignées par ces derniers par une autorisation écrite. Une pièce d’identité sera demandée si ces personnes ne sont pas connues des agents. En aucun cas, les enfants ne seront remis à une personne mineure.

Il est rappelé qu’à l’exception des parents ou des personnes habilitées à accompagner et reprendre l’enfant, nul n’est admis à pénétrer dans l’établissement sans autorisation de la directrice.

Les dates des congés des parents, pour le mois à venir, doivent être notées sur papier libre ou envoyées par mail ; ce papier ou ce mail doit être adressé à la directrice au plus tard le 15 du mois en cours.

L’accueil d’un enfant malade pourra être effectif si celui-ci a vu le médecin traitant et qu’il n’y a pas de contre-indication à la fréquentation de la structure.

Il existe en revanche une obligation réglementaire d’éviction pour certaines maladies (cf annexe II) :

Pour les autres maladies, il n’y a pas d’éviction systématique ; mais pour le confort de l’enfant et si les symptômes sont sévères, la décision éventuelle d’éviction sera du ressort de la responsable de la structure.

Les parents doivent aussi évaluer :

  • si l’état de leur enfant est compatible avec la vie en collectivité,
  • si sa présence n’est pas préjudiciable à sa santé et à celle des autres enfants accueillis.

Il est recommandé de signaler toute administration de médicaments au domicile de l’enfant et il est obligatoire de fournir l’ordonnance du traitement en cours.

Fournitures :

Les enfants confiés à la structure doivent arriver propres, avoir pris leur petit déjeuner avant leur arrivée et doivent disposer de vêtements de rechange pour la journée.

Les parents sont tenus de fournir :

  • le lait maternisé si celui proposé par la structure ne convient pas,
  • des couches de rechange si celles proposées par la structure ne conviennent pas,
  • la sucette ou/et le doudou,
  • un change complet (penser aux culottes, chaussettes lors de l’acquisition de la propreté),
  • un nid d’ange pour la sieste,
  • des chaussons réservés à l’usage exclusif de la structure,
  • la casquette ou le chapeau aux beaux jours.

Tout devra être marqué au nom de l’enfant et restera sur la structure.

Le carnet de santé devra être sur la structure lors de la présence de l’enfant.

Par mesure de sécurité le port de bijoux, de boucles d’oreilles, de colliers d’ambre, de petites pinces à cheveux et de petits élastiques est interdit.

Les jouets personnels de l’enfant ne sont pas acceptés dans la structure.

RELATIONS AVEC LES FAMILLES

Qui dit accueil des enfants dit accueil des familles. Pour ce faire, différents moyens sont mis en œuvre pour assurer :

L’information des familles

  • remise d’un exemplaire du livret d’accueil (version papier), du projet pédagogique et du règlement intérieur (version numérique).
  • Annexe VI complétée attestant lecture et accord rendue signée à la structure,
  • un cahier de liaison indiquant le quotidien de l’enfant (repas, changes, sommeil et observations diverses),
  • un grand tableau d’affichage où sont indiquées des informations diverses sur la vie de la structure (menus, organisation de festivités, sorties culturelles, maladies contagieuses…).

A tout moment, l’équipe se rend disponible pour répondre aux éventuels questionnements des parents.

Leur participation à la vie de l’établissement

  • participation de représentants des parents à un conseil d’établissement de vie sociale selon les textes en vigueur,
  • partage de moments festifs (Noël, Carnaval, fête de l’été),
  • participation demandée mais non obligatoire :
    • accompagnement des enfants lors de sorties organisées par la structure,
    • rencontres lors de réunions à thème.
    • Possibilité de fêter l’anniversaire de votre enfant, en apportant une ou des pâtisseries industrielles pour la traçabilité des ingrédients en conformité avec la réglementation relative à la restauration collective.

L’adaptation :

Nécessaire et obligatoire à toute intégration d’un enfant dans la structure d’accueil, elle l’aide à s’adapter au changement de son environnement, elle permet d’adoucir le moment de la séparation.

Très progressive, elle se déroule sur deux semaines continues. Cette durée pourra être revue à la hausse ou à la baisse en fonction du comportement de l’enfant, de son habitude de vie en collectivité. En cas d’accueil d’urgence, la durée de l’adaptation sera revue en fonction de l’urgence et des réactions de l’enfant.

Une fiche permettant de connaître les habitudes et les rythmes de l’enfant est remise aux parents et doit être remplie avant la période d’adaptation.

Il nous semble essentiel d’établir une relation de confiance avec les parents, garantie d’une bonne intégration de l’enfant dans la structure.

La famille est invitée à visiter les locaux, à faire connaissance avec l’équipe et plus particulièrement avec l’interlocuteur privilégié qui va s’occuper de son enfant.

L’adaptation peut se faire avec le ou les parents, un membre de la famille ou toute personne ayant autorité parentale.

Nous invitons les parents à apporter un objet familier de l’enfant qui le rassurera et l’aidera à mieux vivre cette séparation.

Au retour du parent, celui-ci peut rester et jouer avec son enfant et s’il le désire lui donner le biberon ou le goûter. Les premières prises de biberons (lait maternel ou artificiel) pourront se faire avec le biberon personnel. Une mère pourra allaiter son enfant dans la structure.

A tout moment, les parents sont invités à prendre des nouvelles par téléphone de leur enfant afin d’être rassuré.

Une fois toutes les étapes de l’adaptation franchies, si celle-ci  parait encore fragile, en concertation avec les parents, l’amplitude horaire du placement envisagé pourra être provisoirement diminuée.

MODE DE CALCUL DES TARIFS

Le Centre Communal d’Action Sociale, gestionnaire de la structure, applique les directives de la Caisse Nationale d’Allocations Familiales.

Le calcul de la participation financière

La tarification est fixée individuellement pour chaque famille selon le barême horaire défini par la Caisse Nationale D’Allocations Familiales. En contrepartie, la CAF verse une participation financière au gestionnaire, permettant de réduire significativement la participation des familles.

La tarification varie en fonction des ressources et de la composition de la famille. Elle fait référence à la notion d’enfant à charge retenu au sens des prestations familiales.

Cette tarification correspond à un taux d’effort modulable en fonction du nombre d’enfants de la famille, dans les limites annuelles d’un prix plancher et d’un prix plafond, revus tous les ans au 1er janvier.

En cas de garde alternée, deux contrats pour un même enfant pourront être établis.

Un barème national des participations familiales est fixé par circulaire de la CNAF.

La présence dans la famille d’un enfant en situation de handicap, bénéficiaire de l’allocation d’éducation de l’enfant handicapé (AEEH), à charge de la famille-même si ce n’est pas ce dernier qui est accueilli au sein de l’établissement- permet d’appliquer le taux de participation familiale immédiatement inférieur. La mesure s’applique autant de fois qu’il y a d’enfants à charge et en situation de handicap dans le foyer.

Les ressources prises en compte doivent être consultées dans le service Cdap. Une copie écran des éléments retenus pour établir la tarification des familles sera conservée par le gestionnaire. En cas d’indisponibilité du service Cdap ou de familles non connues de la CAF, il  sera demandé l’ avis d’imposition ou de non–imposition de l’année N-2 délivré par les services fiscaux (un double sera gardé dans la structure).

A défaut de les produire dans les délais précisés lors de la demande, la participation financière sera calculée sur la base du prix plafond jusqu’à réception des documents sans effet rétroactif.

Pour les familles qui n’ouvrent pas droit à la participation financière de la CAF versée au gestionnaire, une majoration tarifaire sera appliquée selon le calcul suivant :

Tarif calculé en fonction des ressources de la famille (avis d’imposition) et composition familiale (même calcul que pour les autres) + majoration tarifaire de la différence avec la PSU prévisionnelle à percevoir.

Le plancher de ressources est à retenir pour le calcul des participations familiales dans les cas suivants :

  • Familles ayant des ressources nulles ou inférieures à ce moment plancher ;
  • Enfants placés en famille d’accueil au titre de l’aide sociale à l’enfance ;
  • Personnes non-allocataires ne disposant ni avis d’imposition, ni de fiches de salaires.

Pour toute autre situation (ex : famille accueillie ne souhaitant pas communiquer volontairement ses justificatifs de ressources), le gestionnaire applique à ces familles le montant « plafond »  de ressources.

Les familles doivent informer les services de la CAF des changements de leur situation, qu’il s’agisse de leur situation familiale ou professionnelle. La base ressources peut être modifiée en conséquence pour calculer les droits aux prestations. Ces changements doivent être également déclarés à la structure pour être pris en compte et impliquent, le cas échéant, une modification de la tarification mentionnée par avenant sur le contrat d’accueil.

La participation demandée est forfaitaire et couvre la prise en charge de l’enfant pendant son temps de présence dans la structure, y compris les repas principaux et les soins d’hygiène (lait maternisé, couches, produits de toilette). Aucune déduction ou supplément ne sera accepté.

Le contrat (cf. annexe IV)

C’est un contrat écrit conclu avec la famille pour la durée de l’inscription dans l’établissement. Établi à la fin de la période d’adaptation, il correspond à la réservation d’une place suivant les jours et les heures d’arrivée et de départ de l’enfant demandés par la famille, le nombre de mois ou de semaines de fréquentation (durée d’un an maximum) et se termine le 31 décembre de l’année en cours.

Le contrat pourra être révisé (augmentation ou diminution du temps de présence) à la demande du parent ou du directeur une seule fois dans l’année avec un préavis d’un mois. Les familles sont tenues d’informer les services de la CAF et la directrice de la structure de tout changement (vie familiale ou vie professionnelle).

Pour les enfants ayant un contrat annuel, les tarifs sont revus chaque année au 1er janvier.

Accueil régulier

Les enfants sont connus et inscrits dans la structure selon un contrat établi avec les parents pour un forfait d’heures sur la base des besoins qu’elle expose : amplitude journalière de l’accueil, nombre d’heures réservées par semaine, nombre de mois ou de semaines de fréquentation.

Ce type d’accueil fait l’objet d’une mensualisation. Le calcul de la mensualisation s’effectue selon la formule :

nbre de semaines d’accueil x nbre d’heures réservées dans la semaine

nbre de mois retenus pour la mensualisation

Ainsi, le montant des participations familiales est le même chaque mois, sous réserve d’éventuelles heures supplémentaires ou d’absences déductibles.

En cas de dépassement des heures prévues au contrat, chaque ¼ heure commencé est comptabilisé tant en heures réalisées qu’en heures facturées.

Accueil occasionnel

L’enfant est déjà connu de la structure. Le besoin d’accueil est irrégulier (amplitude horaire et jours de la semaine). L’accord est donné en fonction des disponibilités des places. Ce type de contrat ne fait pas l’objet d’une mensualisation. A partir du moment où il y a réservation, les heures réservées seront dues.

L’accueil occasionnel donne lieu au même calcul de tarification que l’accueil régulier.

Accueil d’urgence

Il s’agit du cas où l’enfant n’a jamais fréquenté la structure et pour lequel les parents souhaitent bénéficier d’un accueil d’urgence.

Il ne pourra être organisé que selon les places disponibles. Ce type de contrat ne fait pas l’objet d’une mensualisation. A partir du moment où il y a réservation, les heures réservées sont dues.

Les ressources de la famille n’étant pas toujours connues, la structure peut appliquer définitivement le tarif plancher. Celui-ci est défini annuellement par le gestionnaire. Il correspond au montant total des participations familiales facturées sur l’exercice précédent, divisé par le nombre d’actes facturés au cours de l’année précédente.

Les remontées d’informations sur les enfants accueillis en EAJE
Dans le cadre de la convention d’objectifs et de gestion (Cog) 2018-2022 et de la stratégie de la lutte contre la pauvreté portée par le gouvernement, la CNAF met en place une politique d’accessibilité des enfants en situation de pauvreté et de handicap dans les établissements d’accueil du jeune enfant (EAJE).

Pour piloter et évaluer cette politique d’accessibilité, elle demande aux EAJE des remontées d’informations sur l’ensemble des enfants accueillis à des fins statistiques (cf annexe V).

FACTURATION

La facturation aux familles repose sur le principe d’une participation à l’heure, au plus près des besoins réels des parents.

La gestion des heures de présence est assurée par le logiciel Concerto. A cette fin, un badge individuel sera attribué à chaque enfant pour enregistrer ses heures d’arrivée et de départ. Il est demandé aux parents d’effectuer la lecture du badge à leur arrivée matin et soir avant le temps de transmissions.

La facturation se fait en fonction du nombre d’heures de la mensualisation  + temps supplémentaires réservées + tout dépassement  comptabilisé par 15 minutes.

La facturation est mensuelle, à terme échu et adressée chaque mois à la famille. Le règlement de la facture se fera au TRESOR PUBLIC .

Pendant la période d’adaptation, le temps de présence de l’enfant est facturé au réel dès que l’enfant est accueilli sans ses parents dans la structure.

Les déductions appliquées sur la mensualisation et pour les enfants en accueil occasionnel sont :

  • la fermeture de la structure (non prévue au moment de la contractualisation),
  • l’hospitalisation de l’enfant (justificatif à fournir avant la fin du mois concerné),
  • l’éviction de l’enfant (cf annexe II)
  • une maladie supérieure à 3 jours, délai de carence comprenant le premier jour d’absence et les 2 jours calendaires suivants (certificats médicaux à fournir). Les 3 premiers jours de maladie sont dus.

Ces déductions s’effectuent sur la base du tarif horaire.

Toute plage horaire réservée sera due.

La régularisation des heures supplémentaires dues se fera à la fin de chaque mois.

Les heures de congés déduites du contrat mais non prises seront facturées le dernier mois du placement.

Pour tout enfant commençant le placement en cours de mois, la mensualisation sera établie à partir du mois suivant. La facture du premier mois de placement correspondra aux heures réservées (+ dépassement horaire – déductions si nécessaire).

Rupture du contrat :

En dehors des situations d’urgence soumises à l’appréciation de la directrice de l’établissement, les parents sont invités à déclarer leur intention de sortie définitive de l’enfant, avec confirmation écrite au moins un mois à l’avance.

En cas de départ non signalé à l’établissement dans les délais prévus, les parents seront tenus au paiement d’un mois de préavis (sans prise en compte du droit à congés). En tout état de cause, l’établissement est fondé à reprendre la libre disposition de la place à compter du 14ème jour d’absence non motivée ou non signalée, après avoir averti la famille par courrier.

Les parents prennent l’engagement de se conformer au présent règlement dont un exemplaire leur sera remis à l’admission de leur enfant dans l’établissement.

Réclamations :

Les réclamations éventuelles peuvent être adressées indifféremment aux directrices des structures ou au directeur du CCAS.

MODE DE CONCOURS DU REFERENT SANTE ET DES INTERVENANTS EXTERIEURS

Présence d’un référent « santé et accueil inclusif » dans chaque établissement et service d’accueil non permanent d’enfants. Il a pour principales missions :

  1. Veiller à la mise en place des mesures nécessaires à l’inclusion des enfants en situation de handicap, avec une affection chronique ou un problème de santé.
  2. Participer à la conception d’un PAI avec la famille, le médecn traitant de l’enfant et l’équipe de l’EAJE.
  3. Assurer des actions d’éducation et de promotion de la santé (nutrition, sommeil, écrans…)
  4. Contribuer au repérage des enfants en danger ou au risque de l’être.
  5. Etablir les protocoles santé en annexe au règlement de fonctionnement.
  6. S’assurer pour chaque enfant lors de son admission de la remise d’un certificat médical d’absence de toute contre-indication à la vie en collectivité établi par le médecin traitant.

Une bibliothécaire

Elle  intervient à raison d’une fois par mois dans la structure (lectures de contes, prêts de livres).

MODALITES DE DELIVRANCE DES SOINS SPECIFIQUES, OCCASIONNELS OU REGULIERS

Les médicaments prescrits accompagnés de l’ordonnance correspondante pourront être administrés à votre enfant par tout professionnel encadrant celui-ci après vérification de la posologie et de la voie d’administration par le référent santé et accueil inclusif ou l’infirmière puéricultrice – voir protocoles Annexe III.

Toutefois, nous demandons aux parents de signaler à leur médecin lors de la consultation médicale, que leur enfant fréquente une structure d’accueil afin que le traitement soit prescrit de préférence en deux prises dans la journée qui resteront à leur charge.

Selon l’article 2 Titre II, du décret n°2021-1131 du 30/08/2021, tout professionnel peut administrer le traitement ou les soins médicaux à un enfant qu’il prend en charge à la demande du ou des titulaires de l’autorité parentale ou représentaux légaux et après validation par le référent santé et accueil inclusif ou l’infirmière puéricultrice.

En acceptant ce règlement intérieur, les parents acceptent que les médicaments prescrits à leur enfant soient donnés par tout professionnel encadrant les enfants autres que le référent santé et accueil inclusif sauf si le médecin demande expressément l’intervention d’une auxiliaire médicale. Cette autorisation écrite des parents sera renouvelée à chaque rentrée.

Tout malaise ou toute maladie survenant à l’enfant en dehors de la structure doit être signalé ainsi que tout traitement prescrit par le médecin traitant (ordonnance fournie) et ce, dans l’intérêt de l’enfant.

Les parents devront fournir, chaque année, une prescription médicale autorisant l’administration d’un antipyrétique ou antalgique pour traiter une fièvre supérieure à 38.5° C ou douleur éventuelle.

Selon l’état de santé de l’enfant, il pourra être demandé aux parents de venir chercher leur enfant.

En cas de chutes ou de petites blessures, des soins adaptés seront prodigués et signalés aux parents.

MODALITES D’INTERVENTION MEDICALE EN CAS D’URGENCE

Selon l’urgence, la personne responsable ou son remplaçant ou tout autre agent diplômé chargé de l’accueil ou du départ des enfants appellera :

  • le médecin traitant de l’enfant ou le pédiatre de la structure,
  • le SAMU,
  • les parents ou les personnes habilitées, désignées par les parents. Pour cela, nous demandons aux parents de ne pas oublier de signaler tout changement de n° téléphone du domicile ou du travail nous permettant de les joindre.

A cet effet, une décharge contenue dans le dossier d’inscription, doit être signée par les parents.

Les parents ont pris connaissance du projet d’établissement dont ils ont pu débattre autant que de besoin. Ils sont instamment invités à observer les conditions du présent règlement, qui n’est édicté que par le seul souci d’assurer le maximum de sécurité, d’hygiène et d’attention à leurs enfants.

Un exemplaire leur sera remis à l’admission de leur enfant dans l’établissement.

Le Directeur du Centre Communal d’Action Sociale, les Directrices des structures et le personnel de l’établissement sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’application du présent règlement.

ANNEXES

  • Annexe I : protocole de continuité de la fonction de direction
  • Annexe II : maladie à éviction systématique
  • Annexe III : Protocoles (urgence, lors d’épidémie, délivrance de soins spécifiques, CAT en cas de suspicion de maltraitance, lors des sorties hors de l’établissement et risques attentat).
  • Annexe IV : Modèle de contrat vierge
  • Annexe V : Liste des informations transmises à la CAF
  • Annexe VI : Feuillet d’accord signé par les parents
  • Annexe VII : Barème des prix plafonds des prestations de service 2022

ANNEXE I

Protocole de continuité de la fonction de direction

En cas d’absence de la directrice, la continuité de direction sera assurée par :

Cas N°1 : absence de la directrice

  • l’éducatrice de jeunes enfants (EJE)

Cas N°2 : absence de la directrice et de l’EJE

  • l’infirmière pour Irandatz
  • l’EJE pour Dongoxenia

Cas N°3 : absence de la directrice, de l’EJE et de l’infirmière à Irandatz ou absence de la directrice, des 2 EJE et de l’infirmière à Dongoxenia

  • l’auxiliaire de puériculture chargée de l’ouverture à 7h30 jusqu’à son départ
  • l’auxiliaire de puériculture chargée de la fermeture de la structure au départ de sa collègue d’ouverture.

La directrice, l’EJE ou l’infirmière de l’autre pôle assureront la continuité de direction dès leur arrivée dans le service.

ANNEXE II

Maladies à éviction systématique

  • Rougeole : pendant 5 jours à partir du début de l’éruption.
  • Oreillons : pendant 9 jours à partir de l’apparition de la parotidite.
  • Coqueluche : pendant 5 jours à partir du début de l’antibiothérapie.
  • Hépatite A : pendant 10 jours à partir du début de l’ictère.
  • Scarlatine et angine à streptocoque A : pendant 2 jours à partir du début de l’antibiothérapie.
  • Impétigo : pendant 3 jours à partir du début de l’antibiothérapie, et uniquement si les lésions sont trop étendues et ne peuvent être protégées.
  • Gastro-entérites à Escherichia coli entéro-hémorragique et à Shigella sonnei : à partir du deuxième résultat de coproculture négatif.
  • Tuberculose : uniquement si le sujet est bacillifère, ce qui est rare chez l’enfant.
  • Infections invasives à méningocoque : hospitalisation.

ANNEXE III

Protocole situation urgence et modalités de recours aux services d’aide médicale urgence  par tout professionnel de la structure

  • Rester calme :
    • Observer l’enfant ( répond-il aux questions ? respire-t-il sans difficulté? Saigne-t-il ? De quoi se plaint-il ?
    • Isoler l’enfant si possible
    • Une personne reste auprès de lui
  • Alerter :
    • Accident sans mise en jeu du pronostic vital : appel aux parents
    • Avec un pronostic grave : alerte du SAMU :
      • Allo le 15
      • Indiquer l’adresse détaillée (ville, rue, numéro)
      • Le type d’évènement (chute, convulsions,,,,,
      • décrire l’état de l’enfant (symptômes observés mais aussi âge, poids,….)
      • Ne pas raccrocher le premier
      • Laisser la ligne téléphonique disponibles
  • Appliquer les conseils donnés :
    • Auprès de l’enfant : couvrir et rassurer, ne pas donner à boire, rappeler le 15 en cas d’évolution de l’état,
    • Rassembler les renseignements concernant l’enfant (carnet de santé, autorisation d’hospitalisation, coordonnées des parents)
    • Appeler les parents
    • Prévenir la responsable

Une formation des gestes aux soins d’urgence est réalisée auprès des professionnels une fois par an a minima par le référent « santé et accueil inclusif » de la structure.

Protocole prévention hygiène générale et hygiène renforcée face maladie contagieuse ou épidémie

  • Un agent d’entretien s’occupe à temps complet de l’hygiène des locaux conformément à des protocoles établis dans la structure avec le fournisseur des produits d’entretien.
  • Mise en place des recommandations émises par l’Agence Régionale de la Santé en accord avec le 3ème Plan National Santé Environnement (PNSE3) et la stratégie nationale sur les perturbateurs endocriniens.
    • Aération et ventilation des locaux
    • Nettoyage vapeur privilégié
    • Produits d’hygiène éco-labellisés avec une utilisation eau et savon simple privilégiée
    • Produits de loisirs créatifs adaptés à l’âge de l’enfant
    • Contenants alimentaires sans bisphénol A
  • Présence de distributeurs de solution hydro alcoolique à différents lieux stratégiques facilitant ainsi le lavage des mains ainsi qu’à l’accueil pour les parents.
  • Protocoles d’hygiène affichés dans chaque pièce.
  • Des purificateurs d’air sont utilisés tous les deux mois et dès que nécessaire lors de présence de maladie contagieuse ou épidémie.

Protocole des modalités de délivrance des soins spécifiques (occasionnels ou réguliers)

Depuis le décret n°2021-1131 du 30 août 2021, à la demande du ou des titulaires de l’autorité parentale ou représentants légaux, l’ensemble du personnel encadrant les enfants quelle que soit sa formation de base (IDE, EJE, AP, CAP AEPE, …) est habilité à donner les médicaments ne nécessitant pas l’intervention d’un auxiliaire médical.

Traitements donnés sur présentation de la prescription médicale établie au nom de l’enfant et en cours de validité, vérifiée et validée par le référent « santé et accueil inclusif » de la structure

Pour répondre aux besoins thérapeutiques de l’enfant présentant une maladie chronique, un Projet d’Accueil Individualisé est établi avec le médecin traitant, le référent santé et accueil inclusif , la directrice de la structure et les parents. Ce projet est ensuite communiqué et expliqué à l’ensemble des professionnels prenant en charge l’enfant. Une signature de chacun est demandée pour valider l’application de ce protocole.  Pour Irandatz, le traitement se trouve dans la boîte à pharmacie dans le bureau de la direction.

Pour Dongoxenia, il se trouve dans le casier personnel de l’enfant dans sa section.

Une boîte à pharmacie contenant des produits d’usage courant (paracétamol, sérum physiologique, désinfectant…), des médicaments d’urgence spécifiques à des PAI d’enfants accueillis (Irandatz), du petit matériel (thermomètre, compresses, sparadraps, sutures…) et une trousse de soins d’urgences utilisée lors des sorties sont présentes dans la structure.

Protocole des conduites à tenir et des mesures à prendre en cas de suspicion de maltraitance ou de situation présentant un danger pour l’enfant

Si une professionnelle constate ou suspecte une maltraitance, elle rassemble ses observations et en réfère à la directrice de la structure qui alertera les compétences concernées.

La directrice rencontre la famille, évoque avec cette dernière des difficultés psychosociales éventuelles :

  • Dans le cas où la famille reconnait des difficultés et demande de l’aide, la directrice de la structure l’oriente vers les services d’action médico-sociale du Conseil Départemental.
  • Dans le cas où la famille nie les difficultés et/ou refuse l’aide proposée, la directrice doit l’informer qu’elle va saisir la Cellule Départementale Enfance en Danger (CDED) et transmettre ses observations et/ou inquiétudes concernant l’enfant.

Dans le cas où l’enfant est en danger, la directrice transmet directement l’information préoccupante à la CDED.

Allo enfance en danger 24h/24 7j/7 : 119 : tout citoyen peut utiliser ce numéro pour signaler un enfant susceptible d’être en danger.

Protocole sur les mesures de sécurité à suivre lors des sorties hors établissement

L’effectif du personnel placé auprès du groupe d’enfants participant à la sortie permet de garantir un rapport d’un professionnel pour 5 enfants, avec un minimum de 2 professionnels. En dehors des professionnels, les accompagnants (parents, stagiaires majeurs) seront avisés de la conduite à tenir lors des déplacements.

La sortie est préparée en amont (date, heure, lieu, moyens de déplacement, accompagnants) ; l’accord est demandé aux parents pour toute sortie réalisée. La structure dispose de sièges-auto homologués adaptés à l’âge des enfants pour toute sortie véhiculée.

Une trousse de secours est apportée lors de la sortie. Les professionnels disposent d’un téléphone en cas d’urgence.

Protocole sur les mesures de sûreté prises face aux risques d’attentats

Un Protocole de mise en sûreté détaillant les actions à prendre face au risque d’attentat a été rédigé et transmis au maire de la commune ainsi qu’au représentant de l’Etat dans le département.

Des exercices réguliers sont réalisés avec le personnel et les enfants accueillis et notés dans un registre spécifique.

ANNEXE IV

Modèle de contrat vierge

ANNEXE V

Liste des informations transmisses à la CAF

  • Numéro de la Caf
  • Numéro de dossier Sias-Afc
  • Top allocataire
  • Matricule de l’allocataire
  • Code régime Sécurité Sociale
  • Date de naissance de l’enfant
  • Code commune de résidence de l’enfant
  • Libellé de la commune de résidence de l’enfant
  • Nombre total annuel d’heures facturées pour l’enfant
  • Nombre total annuel d’heures de présence réalisées pour l’enfant
  • Montant annuel total facturé à la famille pour l’enfant
  • Montant horaire facturé à la famille (dernier connu)
  • Taux d’effort appliqué à la famille (dernier connu)
  • Premier jour d’accueil sur l’année civile pour l’enfant
  • Dernier jour d’accueil sur l’année civile pour l’enfant

 

ANNEXE VI

Feuillet d’accord

Je soussigné(e) Mr Mme
parent de ou des enfant(s)

Certifie avoir pris connaissance du règlement de fonctionnement et m’engage à le respecter.

Fait à Hendaye, le

Signature(s) des parents